Rotacja pracowników i ich utrzymanie jest krytycznym problemem dla organizacji w różnych branżach. Wysoka fluktuacja kadry może prowadzić do znacznych kosztów związanych z rekrutacją, szkoleniem oraz spadkiem produktywności. W obliczu tych wyzwań coraz więcej firm sięga po nowoczesne narzędzia, takie jak analityka predykcyjna, aby przewidywać potencjalne odejścia i skutecznie im zapobiegać.
W niniejszym artykule dowiesz się jakie korzyści przynosi analiza predykcyjna w dziale HR oraz jak skutecznie wdrożyć ją w procesy zarządzania talentami, aby zwiększyć retencję pracowników i poprawić efektywność biznesową.
Rotacja pracowników w firmie
Problem rotacji pracowników staje się wyzwaniem dla coraz większej liczby firm. Dlatego każde przedsiębiorstwo powinno dokładnie przeanalizować ten proces, zaczynając od jego identyfikacji, poprzez ocenę kosztów związanych z odejściami pracowników, aż po wdrożenie działań mających na celu zmniejszenie nadmiernej fluktuacji zatrudnienia.
Odpowiednie podejście do zarządzania rotacją może znacząco wpłynąć na stabilność zespołu oraz zwiększenie efektywności całej organizacji.
Definicja rotacji pracowników
Rotacja pracowników, inaczej fluktuacja, to proces odejścia zatrudnionych osób z firmy w określonym czasie. Z perspektywy pracodawcy największym wyzwaniem są dobrowolne odejścia, które trudniej przewidzieć i którym trudniej zapobiec.
Możemy wyróżnić dwa główne typy takich odejść. Z jednej strony istnieją przypadki, które mogą być korzystne dla firmy, na przykład gdy rezygnują pracownicy o niskiej wydajności, których zastąpienie nie wymaga dużego wysiłku. Z drugiej strony, bardziej problematyczna jest rotacja negatywna, kiedy odchodzą osoby osiągające wyjątkowe wyniki lub posiadające unikalne kwalifikacje, które trudno jest zastąpić. Tego rodzaju rotacja może prowadzić do poważnych konsekwencji, dlatego istotne jest jej wczesne rozpoznanie i podjęcie działań zapobiegawczych.
Jak obliczyć wskaźnik rotacji pracowników?
Obliczenie wskaźnika rotacji pracowników jest prostym i niezbędnym narzędziem pozwalającym organizacjom monitorować, jak często pracownicy opuszczają firmę i są zastępowani nowymi osobami. Wskaźnik ten, wyrażony w procentach, pomaga firmom ocenić poziom stabilności zatrudnienia w określonym okresie, co ma istotne znaczenie dla planowania i zarządzania zasobami ludzkimi.
Aby obliczyć wskaźnik rotacji, stosuje się następujący wzór:
W tym miejscu warto dodać, że wskaźnik fluktuacji pracowników można obliczać zarówno dla całej organizacji, jak i dla poszczególnych działów czy zespołów. Pozwala to lepiej zidentyfikować obszary, gdzie problem jest szczególnie dotkliwy.
Dokonywanie takich obliczeń regularnie pomaga firmom lepiej zrozumieć dynamikę zatrudnienia i podejmować odpowiednie kroki, aby zmniejszyć rotację w przyszłości.
Przykład:
Jeśli w firmie zatrudniającej średnio 200 osób w ciągu roku odeszło 20 pracowników, wskaźnik rotacji obliczamy w następujący sposób:
Wskaźnik rotacji 10% oznacza, że co dziesiąty pracownik opuścił firmę w analizowanym okresie.
Rodzaje fluktuacji pracowników
- Dobrowolna rotacja – pracownik sam podejmuje decyzję o odejściu z różnych powodów, takich jak oferta lepszej pracy, brak satysfakcji lub problemy osobiste.
- Rotacja przymusowa związana z decyzją pracodawcy o zakończeniu współpracy, np. z powodu restrukturyzacji lub zwolnień.
- Rotacja funkcyjna, która dotyczy pracowników, którzy mają niską wydajność i ich odejście może pozytywnie wpłynąć na organizację.
- Rotacja dysfunkcjonalna gdy z organizacji odchodzą pracownicy o wysokich wynikach, co negatywnie wpływa na firmę.
Wpływ rotacji na organizację
Rotacja pracowników, szczególnie dysfunkcjonalna, może mieć poważne konsekwencje dla firmy, przykładowo:
- Koszty finansowe: rekrutacja, wdrażanie i szkolenie nowych pracowników są kosztowne. Odejście doświadczonych pracowników zwiększa koszty operacyjne.
- Morale: wysoka rotacja obniża morale pozostałych pracowników, co może prowadzić do dalszych odejść.
- Zakłócenia w pracy: odejścia kluczowych pracowników wpływają na płynność operacyjną i produktywność firmy.
Najczęstsze powody rotacji pracowników
Decyzje pracowników o opuszczeniu organizacji mogą wynikać z wielu różnych czynników, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Oto najczęściej występujące przyczyny, które skłaniają pracowników do odejścia:
- Brak możliwości rozwoju kariery – jednym z głównych powodów, dla których pracownicy decydują się na zmianę pracy, jest brak szans na rozwój zawodowy i podnoszenie swoich umiejętności. W organizacjach, gdzie nie ma jasno zdefiniowanej ścieżki kariery lub programów rozwojowych, pracownicy mogą czuć, że utknęli na jednym stanowisku, co zmusza ich do poszukiwania nowych wyzwań zawodowych w innych firmach.
- Niewystarczające wynagrodzenie i świadczenia – zbyt niski poziom wynagrodzeń lub brak konkurencyjnych świadczeń dodatkowych to częste powody odejść pracowników. Pracownicy, którzy czują, że ich praca nie jest odpowiednio wynagradzana, są bardziej skłonni do szukania zatrudnienia w firmach oferujących lepsze warunki finansowe i pakiety benefitów.
- Brak równowagi między życiem zawodowym a prywatnym – w dzisiejszym świecie równowaga między pracą a życiem osobistym stała się priorytetem dla wielu pracowników. Nadmierne obciążenie pracą, nadgodziny czy brak elastyczności w godzinach pracy mogą prowadzić do wypalenia zawodowego i zmusić pracowników do poszukiwania miejsc pracy, gdzie bardziej szanuje się ich czas prywatny.
- Słabe zarządzanie i brak wsparcia ze strony liderów – relacje z przełożonymi odgrywają kluczową rolę w satysfakcji z pracy. Pracownicy często wskazują problemy z menedżerami jako jeden z głównych powodów odejścia. Toksyczna atmosfera, brak wsparcia czy zaufania, a także nieefektywny styl zarządzania mogą skutkować obniżeniem zaangażowania pracowników i w konsekwencji ich rezygnacją.
Zrozumienie tych powodów jest niezmiernie istotne dla organizacji, które chcą opracować skuteczne strategie retencji i zmniejszyć poziom rotacji w swoich zespołach.
Ogranicz rotację pracowników w swojej firmie!
Czym jest analiza predykcyjna w HR?
Analiza predykcyjna w HR pozwala na przewidywanie przyszłych zdarzeń na podstawie analizy danych historycznych. Dzięki zaawansowanym modelom statystycznym i technikom uczenia maszynowego, firmy mogą przewidzieć, którzy pracownicy są najbardziej narażeni na odejście i na tej podstawie opracować skuteczne strategie retencji.
Najważniejsze wskaźniki prognozowania rotacji
Aby skutecznie prognozować rotację, należy wziąć pod uwagę szereg danych, spośród których najważniejsze są:
- staż pracy,
- poziom zadowolenia z pracy,
- wyniki pracowników,
- częstotliwość szkoleń i rozwoju zawodowego,
- wynagrodzenie i benefity.
Dane te pomagają zbudować precyzyjne modele predykcyjne, które pozwalają określić, które grupy pracowników są najbardziej narażone na odejście.
Narzędzia i technologie dla analityki predykcyjnej
Dzięki dostępnym narzędziom, takim jak Power BI, Python, czy R, analityka predykcyjna staje się bardziej dostępna dla działów HR. Firmy mogą również korzystać z gotowych platform analitycznych, które ułatwiają analizę danych bez konieczności zaawansowanej wiedzy programistycznej.
Budowanie modelu analityki predykcyjnej krok po kroku
Proces tworzenia modelu analityki predykcyjnej w HR to kilka etapów, które umożliwiają przewidywanie ryzyka odejścia pracowników oraz podejmowanie działań mających na celu ich zatrzymanie. Każdy z nich pełni ważną rolę w zapewnieniu, że model będzie skuteczny i precyzyjny.
Poszczególne etapy budowania modelu analityki predykcyjnej dla HR przedstawiają się następująco:
Problem – rotacja pracowników
Pierwszym krokiem w procesie budowania modelu jest zidentyfikowanie problemu, którym w tym przypadku jest rotacja pracowników. Wysoki jej poziom może wpływać na obniżenie produktywności, morale zespołu, a także generować znaczne koszty związane z rekrutacją i szkoleniem nowych osób. Wyzwaniem w tym wypadku jest zrozumienie, którzy pracownicy są narażeni na odejście oraz jakie czynniki wpływają na decyzję o opuszczeniu organizacji.
W tej fazie warto również przeanalizować typy rotacji, o których pisaliśmy wyżej, aby lepiej dopasować strategię retencji.
Zbieranie danych
Do tego etapu należy podejść z dużą uwagą, ponieważ od jakości i ilości danych zależy trafność prognoz. Informacje powinny pochodzić z różnorodnych źródeł, które odzwierciedlają różne aspekty życia zawodowego pracowników i ich interakcji z organizacją. Skąd można je zatem pozyskać?
- Źródła danych HR – dane można zbierać z systemów zarządzania zasobami ludzkimi (HRIS), które przechowują informacje o zatrudnieniu, wynagrodzeniu, stanowiskach oraz historii awansów i ocen wydajności.
- Oceny wydajności – regularne oceny wyników pracy pracowników dostarczają istotnych informacji o ich zaangażowaniu i wynikach, co może mieć bezpośredni wpływ na ich decyzje o pozostaniu w firmie.
- Ankiety satysfakcji – dane jakościowe pochodzące z ankiet pracowniczych pozwalają na uchwycenie nastrojów i poziomu satysfakcji pracowników. Informacje o tym, jak pracownicy oceniają kulturę organizacyjną, relacje z przełożonymi czy poziom stresu, mogą być istotnymi wskaźnikami potencjalnej rotacji.
- Dane demograficzne – informacje o wieku, płci, poziomie wykształcenia czy stażu pracy mogą pomóc w identyfikacji grup pracowników, które są bardziej narażone na odejście.
Zbieranie danych z tych źródeł jest fundamentem analityki predykcyjnej, ponieważ pozwala na budowanie pełnego obrazu pracownika w kontekście jego doświadczeń i interakcji z firmą.
Przetwarzanie zgromadzonych danych
Ponieważ dane z różnych źródeł mogą być niekompletne, niespójne lub zawierać błędy, ich przetwarzanie jest bardzo istotne w zapewnieniu wysokiej jakości wyników predykcyjnych. Jakie czynności należy wykonać na tym etapie?
- Czyszczenie danych – usunięcie duplikatów, wypełnienie braków oraz usunięcie nieprawidłowości, takich jak błędnie wprowadzone wartości czy nieaktualne informacje.
- Normalizacja danych – pochodzące z różnych systemów dane muszą być znormalizowane, aby miały jednolity format i były porównywalne. Przykładem może być standaryzacja formatu dat czy przeliczanie różnic w jednostkach miar.
- Agregacja danych – w przypadku dużych zbiorów danych może być konieczne ich zagregowanie w celu uproszczenia analizy. Agregacja danych pozwala na skondensowanie informacji, np. poprzez sumowanie wyników ocen wydajności czy obliczanie średnich poziomów satysfakcji w danym okresie.
Budowanie i testowanie modelu predykcyjnego
W tej fazie przystępujemy do budowy modelu predykcyjnego, który pozwoli na przewidywanie rotacji pracowników. Proces ten wymaga wyboru odpowiednich algorytmów oraz przetestowania modelu w oparciu o zgromadzone dane. Jak to zrobić?
- Budowanie modelu – wybór algorytmów predykcyjnych zależy od rodzaju danych i celu analizy. Popularne metody to:
- Regresja logistyczna – prognozuje prawdopodobieństwo odejścia pracownika na podstawie określonych zmiennych, np. satysfakcji z pracy czy wynagrodzenia.
- Modele klasyfikacyjne – pomagają przyporządkować pracowników do grup ryzyka odejścia.
- Uczenie maszynowe – pozwala na analizowanie dużych zbiorów danych i wykrywanie skomplikowanych wzorców, które mogą wskazywać na ryzyko rotacji.
- Testowanie modelu, aby sprawdzić dokładność prognoz, dane są dzielone na zestawy treningowe i testowe. Zestaw treningowy służy do nauki modelu, a testowy do weryfikacji jego zdolności predykcyjnych.
Po przetestowaniu modelu konieczna jest jego ocena, aby upewnić się, że jest skuteczny i może być zastosowany w praktyce. Wykorzystuje się do tego takie miary jak dokładność, precyzja, czułość oraz wynik F1. Ważna jest także analiza krzywej ROC oraz AUC, które wskazują na zdolność modelu do rozróżniania między pracownikami zagrożonymi odejściem a tymi, którzy pozostaną w firmie.
Jeśli wyniki modelu są niezadowalające, można przeprowadzić optymalizację poprzez dostosowanie algorytmu, dodanie nowych zmiennych lub przeprowadzenie ponownego treningu na większym zbiorze danych.
Podejmowanie decyzji i działania
Ostatni etap obejmuje wykorzystanie wyników modelu analityki predykcyjnej do podejmowania decyzji i wdrażania działań mających na celu zmniejszenie rotacji pracowników. Na podstawie wyników analizy organizacje mogą tworzyć ukierunkowane strategie retencji, takie jak:
- Dostosowanie polityki wynagrodzeń i świadczeń – jeśli model wskazuje, że niskie wynagrodzenie jest głównym czynnikiem rotacji, organizacja może rozważyć jego podwyższenie lub wprowadzenie dodatkowych benefitów.
- Zwiększenie zaangażowania pracowników – jeśli brak zaangażowania jest najważniejszym problemem, warto zainwestować w programy rozwoju, szkolenia oraz możliwości awansu, które mogą zwiększyć motywację pracowników.
- Poprawa relacji z przełożonymi – jeśli relacje z menedżerami są czynnikiem wpływającym na rotację, organizacja może wdrożyć programy szkoleniowe dla liderów, aby poprawić komunikację i atmosferę w zespole.
Model analityki predykcyjnej umożliwia podejmowanie działań proaktywnych, zanim problem rotacji eskaluje. Dzięki regularnym analizom danych w HR i dostosowywaniu działań w zależności od wyników, organizacje mogą skutecznie zmniejszać rotację pracowników i poprawiać retencję talentów.
Etyka i poufność danych
W tym miejscu należy dodać, iż w kontekście analityki predykcyjnej niezwykle istotne są kwestie związane z poufnością danych. Organizacje muszą zadbać o odpowiednie zabezpieczenia oraz transparentność w zakresie wykorzystywania danych pracowników, aby nie naruszać ich praw.
Podsumowanie
Analityka predykcyjna to narzędzie, które oferuje możliwość przewidywania ryzyk i podejmowania kroków w celu zatrzymania talentów, co z kolei wpływa na wzrost stabilności i zaangażowania kadry. Wykorzystanie analityki predykcyjnej w HR staje się w dzisiejszym świecie wydaje się być niezbędnym elementem strategii każdej organizacji, która pragnie utrzymać konkurencyjność na dynamicznie zmieniającym się rynku pracy.