Podczas niedawnej edycji szkolenia „Analiza danych HR z Excel i Power BI” ponownie pojawiło się pytanie o dane w HR oraz o to, jak właściwa ich analiza wpływa na funkcjonowanie organizacji. To powracający temat, który budzi duże zainteresowanie wśród specjalistów w obszarze Human Resources. Skłoniło nas to do przygotowania dzisiejszego wpisu, w którym odpowiemy na pytanie co warto wiedzieć aby analiza danych HR wspierała skuteczne zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie.
Zapraszamy do lektury!
Analiza danych w dziale HR
Analiza danych w HR to podejście, które pozwala spojrzeć na zarządzanie personelem w sposób bardziej świadomy i oparty na faktach. Łącząc informacje o pracownikach z danymi finansowymi oraz biznesowymi, firmy mogą lepiej zrozumieć, co wpływa na wyniki organizacji i podejmować trafniejsze decyzje.
Ale jak sprawić, by „dane o ludziach” przekładały się na realne efekty biznesowe?
Dlaczego same dane HR nie wystarczą?
Każda firma gromadzi ogromne ilości informacji o swoich pracownikach: od wyników rekrutacji, przez oceny okresowe, po dane dotyczące absencji, rotacji czy satysfakcji zespołu. Problem w tym, że często te dane „żyją” w różnych systemach, są analizowane wybiórczo lub – co gorsza – w ogóle nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji.
To jak posiadanie mapy, na którą nikt nie patrzy. Możemy mieć świetne informacje o tym, którędy najszybciej dotrzeć do celu, ale jeśli ich nie używamy, dalej błądzimy.
Od arkusza kalkulacyjnego do decyzji – jak wykorzystać dane w HR?
Dane same w sobie nie dają odpowiedzi – trzeba umieć je właściwie zorganizować i przeanalizować. Sama liczba raportów i tabel niewiele jednak zmienia, jeśli nie potrafimy wyciągać z nich wniosków i przekładać ich na konkretne działania. W pracy z danymi warto zwrócić uwagę na różne etapy, które pozwalają na stopniowe zwiększanie zaawansowania działań.
Na początek można zająć się raportowaniem ad hoc, czyli sporządzaniem raportów na żądanie, które odpowiadają na bieżące potrzeby organizacji.
Następnie, przechodzimy do bardziej proaktywnego raportowania, które polega na regularnym dostarczaniu danych w sposób wyprzedzający i odpowiadający na potencjalne potrzeby firmy.
Kolejnym krokiem jest zaawansowana analiza danych, która wykracza poza tradycyjne raportowanie. W tym przypadku, dane stają się narzędziem do rozwiązywania konkretnych problemów biznesowych oraz rekomendowania działań, które warto podjąć, a także takich, które należy zaniechać.
W miarę jak organizacja zbiera doświadczenia, staje się w stanie przewidywać przyszłe potrzeby, planować działania na podstawie analizy trendów i wyciągać wnioski, które wpływają na długoterminową strategię firmy.
Wykorzystaj Excel i Power BI do analizy danych HR!
Jak przekształcić „dane o ludziach” na wyniki biznesowe?
Aby dane HR miały realny wpływ na biznes, muszą być dobrze zorganizowane, analizowane i przedstawione w sposób umożliwiający podjęcie decyzji. Jak to zrobić?
Oto trzy kroki, które pomogą w tym procesie:
Identyfikacja najważniejszych wskaźników HR
Nie każde dane są równie istotne. Zamiast analizować wszystko, warto skupić się na tych aspektach, które bezpośrednio wpływają na kondycję firmy. Co może być pomocne?
- Rotacja i retencja – dlaczego ludzie odchodzą? Czy problem dotyczy najważniejszych talentów?
- Efektywność rekrutacji – ile kosztuje pozyskanie nowego pracownika i jak długo trwa cały proces?
- Zaangażowanie zespołu – czy spada, a jeśli tak, to jakie są tego przyczyny?
- Absencje – czy są regularne wzorce, które mogą wskazywać na problemy organizacyjne?
Te wskaźniki nie działają w izolacji – np. wysoka rotacja może być efektem niskiego zaangażowania, a ono może wynikać z niewystarczającego wsparcia menedżerskiego.
Analiza i interpretacja danych HR
Dane same w sobie są tylko liczbami. Najważniejsze jest znalezienie zależności i wzorców, które mogą wyjaśnić problemy lub pokazać nowe możliwości.
Przykładowo, jeśli zauważysz, że rotacja w jednym z działów jest znacznie wyższa niż w innych, warto przeanalizować:
- Jakie są opinie pracowników odchodzących?
- Czy menedżer zespołu ma odpowiednie kompetencje przywódcze?
- Jak wygląda ścieżka kariery dla tych stanowisk?
Tu zaczyna się prawdziwa rola HR – nie tylko raportowanie liczb, ale przekładanie ich na konkretne hipotezy i rekomendacje.
Przejrzysta wizualizacja danych i rekomendacje dla biznesu
Zarząd i menedżerowie operacyjni rzadko mają czas na analizowanie skomplikowanych arkuszy kalkulacyjnych. Dlatego niezmiernie ważne jest prezentowanie danych w sposób zrozumiały i użyteczny. Jakimi narzędziami może posłużyć się analityk HR?
- Excel to doskonałe narzędzie do organizowania danych, tworzenia tabel przestawnych i wstępnej analizy. Można w nim łatwo porównać trendy, wyliczyć wskaźniki czy przygotować zestawienia do dalszej interpretacji.
- Power BI daje jeszcze większe możliwości – pozwala tworzyć interaktywne pulpity menedżerskie, które w czasie rzeczywistym pokazują dane dotyczące HR i pozwalają porównywać różne scenariusze. Dzięki temu zamiast statycznych raportów mamy narzędzie do dynamicznego podejmowania decyzji.
Przykładowy raport w Power BI
Jak pokazywać wyniki analiz w HR, by wspierały decyzje biznesowe i optymalizowały procesy?
Dobry analityk HR powinien być w stałym kontakcie z innymi działami firmy, szczególnie z działem zarządzającym. Oznacza to, że nie tylko przedstawia wyniki swoich analiz, ale także omawia je, tłumacząc ich znaczenie i możliwe konsekwencje dla organizacji. Co istotne, doskonale rozumie, które dane są najbardziej wartościowe i przydatne dla biznesu.
Dzięki tej wiedzy potrafi skutecznie dobierać tematy do kolejnych analiz, rekomendować zmiany w monitorowanych wskaźnikach, a także proponować nowe dane, które warto zacząć gromadzić w firmie. Jest to niezbędny element optymalizacji analityki HR, który pozwala na nieustanne doskonalenie procesów i dostosowywanie ich do zmieniających się potrzeb organizacji.
Siła analizy danych HR w nowoczesnym biznesie
Ludzie są fundamentem każdego przedsiębiorstwa. Kluczowym elementem efektywnego funkcjonowania firmy, a także jej konkurencyjności na rynku, jest zaspokajanie potrzeb pracowników. Ma to bezpośredni wpływ na wydajność zespołu oraz jego morale. Gdy firma skutecznie zatrzymuje swoich najlepszych pracowników, unika kosztów związanych z ciągłym poszukiwaniem nowych kandydatów i ich szkoleniem. Dzięki temu może skoncentrować się na osiąganiu lepszych wyników i realizacji celów biznesowych.
Analiza danych z działu HR pozwala także na oszczędności poprzez lepszą kontrolę nad procesami rekrutacyjnymi oraz rotacją pracowników. Wykorzystanie HR Analytics umożliwia przekuwanie zgromadzonych danych na konkretne działania, które przyczyniają się do poprawy sytuacji firmy.
